Корпоративный портал: зачем компании и чем не сайт

Договор отправили юристу в почту. Правки обсудили в мессенджере. Финальную версию положили в общую папку. Через неделю уже никто не уверен, какой файл актуальный и кто должен сделать следующий шаг.

Пока таких задач немного, компания справляется привычными средствами. Но с ростом команды переписка, таблицы и папки начинают заменять собой рабочий процесс.

Тогда появляется смысл в корпоративном портале — закрытой системе, где сотрудники работают с заявками, документами, согласованиями и другими внутренними задачами.

Но портал нужен не всегда. Если проблема сводится к одному короткому процессу, полноценная система может оказаться лишней. Иногда достаточно автоматизировать конкретный сценарий.

Отдельно посмотреть направление можно на странице разработки корпоративного портала. А если пока непонятен масштаб задачи, полезно сначала сравнить сценарий и портал и разобраться, с чего начинать автоматизацию.

1Сайт, CRM и интранет — разные задачи

Корпоративный портал иногда воспринимают как «ещё один сайт, только с авторизацией». Это не совсем так.

Публичный сайт работает для клиентов. На нём рассказывают о компании, показывают товары и услуги, принимают обращения. Для таких задач нужна разработка сайта.

CRM в первую очередь помогает работать с клиентами и продажами: хранит контакты, сделки, этапы и историю общения.

Корпоративный портал нужен сотрудникам и внутренним процессам.

В нём можно видеть:

• кто должен согласовать документ;
• на каком этапе находится заявка;
• какая версия файла актуальна;
• кто уже выполнил свою часть работы;
• кому доступны конкретные документы;
• что происходило с задачей раньше.

Например, менеджер создаёт договор. Затем его проверяет юрист, после — руководитель. Если документ возвращают на доработку, это тоже фиксируется.

Вместо цепочки писем и сообщений сотрудник открывает одну карточку и видит текущее состояние процесса.

Просто закрытый раздел сайта с файлами и кнопками ещё не становится корпоративным порталом. Смысл появляется там, где есть процессы, роли, статусы, права и история действий.

2Кому портал реально нужен

Портал имеет смысл, когда внутренней работой становится трудно управлять через почту, мессенджеры, таблицы и общие папки.

Обычно это видно по нескольким признакам:

• в одном процессе участвует несколько сотрудников или отделов;
• для разных задач существуют разные маршруты согласования;
• сотрудникам нужно видеть текущий статус;
• важно сохранять историю решений;
• для разных ролей нужны разные права доступа;
• актуальные документы приходится искать по чатам и письмам;
• непонятно, кто сейчас отвечает за следующий шаг.

Представим компанию, где договор проходит через менеджера, юриста и директора. Заявка на закупку — через руководителя и бухгалтерию. Командировка — ещё по одному маршруту.

Если таких процессов много, удобнее собрать их в одном рабочем пространстве.

Но есть и другая ситуация:

пришёл файл → система его обработала → сотрудник проверил → нажал «Ок» → данные обновились.

Здесь пользователям может вообще не понадобиться отдельный портал.

Такую задачу разумнее решить автоматизацией бизнес-процесса. Один сценарий автоматизации у ВебШаг начинается от 80 000 ₽.

То есть первый вопрос должен быть не «какой портал делать?», а нужен ли портал вообще.

3Что обычно входит в первую версию

Корпоративный портал не стоит начинать с главной страницы, дашборда и десятков разделов.

Сначала нужно понять, как сотрудники будут выполнять в нём реальную работу.

В первую версию обычно входит основа.

Авторизация, роли и права

Сотрудник входит под своей учётной записью и видит только то, что относится к его работе.

Менеджеру не обязательно давать доступ к настройкам системы, а сотруднику одного отдела — к внутренним документам другого.

Карточки процессов

В зависимости от компании это могут быть:

• договоры;
• закупки;
• внутренние заявки;
• согласования;
• документы;
• служебные запросы.

В одной карточке собирается всё, что относится к конкретной задаче.

Статусы

По карточке должно быть понятно:

• что происходит сейчас;
• кто отвечает за следующий шаг;
• завершена задача или ещё требует действий.

Например:

создано → на согласовании → доработка → согласовано → завершено.

Документы

Файлы прикрепляются к конкретной задаче.

Сотруднику не нужно искать договор в почте, а потом выяснять в чате, какая из трёх версий последняя.

История действий

Система хранит, кто и когда:

• создал запись;
• загрузил документ;
• изменил статус;
• отправил на доработку;
• согласовал задачу.

Уведомления

Когда задача переходит к следующему сотруднику, он получает уведомление.

Не нужно отдельно писать: «Посмотри, пожалуйста, я тебе там договор отправил».

Интеграции

При необходимости портал можно связать с уже существующими системами компании: CRM, почтой, учётной системой и другими сервисами.

При этом корпоративный портал не обязан заменять всё вокруг.

Публичный сайт, интернет-магазин, 1С и мобильное приложение — отдельные системы со своими задачами. Портал может обмениваться с ними данными, но не должен автоматически превращаться в «одну программу для всего бизнеса».

4Bitrix24 и другие готовые системы

Собственный портал нужен далеко не каждой компании.

Если готовая система закрывает задачи и сотрудники нормально в ней работают, нет смысла разрабатывать своё решение только ради самого факта разработки.

Проблема появляется, когда реальные процессы компании перестают укладываться в возможности готовой платформы.

Например:

• маршрут нельзя нормально собрать из стандартных стадий;
• нужны нестандартные роли и права;
• есть особые требования к документам;
• необходимо связаться с внутренними системами компании;
• сотрудникам приходится постоянно обходить ограничения вручную.

Тогда кастомная разработка может быть оправдана.

При этом существующую CRM необязательно менять.

Например, клиентская часть процесса остаётся в CRM:

клиент → сделка → менеджер,

а внутренняя работа продолжается в портале:

согласование → документы → решение → результат обратно в CRM.

То есть вопрос не в том, чтобы обязательно заменить Bitrix24 или другую готовую систему.

Вопрос проще:

позволяет ли существующий инструмент нормально выполнять ваш процесс или сотрудники уже подстраивают работу под ограничения программы?

Граница между простой автоматизацией и отдельной системой подробнее разобрана в статье «Автоматизация согласований: сценарий или портал?».

5Ориентир цены и срока

Разработка корпоративного портала у ВебШаг — от 750 000 ₽. Срок первой версии — ориентировочно около 90 дней. Один сценарий автоматизации — от 80 000 ₽. Точная смета — после брифа.

Это не фиксированная цена и не обещание сделать любой портал точно за 90 дней.

Проект на три внутренних процесса и десять сотрудников — одна задача. Система для нескольких подразделений с десятками ролей, интеграциями и сложными маршрутами — совсем другая.

Точная смета появляется после брифа и разбора требований.

На стоимость больше всего влияют:

• количество процессов;
• связи между ними;
• число ролей;
• права доступа;
• интеграции;
• работа с документами;
• исключения и нестандартные маршруты.

Поэтому оценивать портал только количеством экранов неправильно.

Иногда интерфейс выглядит довольно просто, но за одной кнопкой стоит сложный процесс из нескольких систем и участников.

И наоборот: если требуется всего один понятный сценарий без полноценного рабочего пространства, можно начать с автоматизации от 80 000 ₽.

6Как не раздуть запуск

Самая опасная формулировка в начале проекта звучит примерно так: «Давайте сразу перенесём туда вообще всё».

Продажи, документы, закупки, склад, отпуска, согласования, отчёты, задачи, обучение сотрудников — и желательно в первой версии.

Так проект быстро становится большим ещё до того, как сотрудники успели проверить базовую логику.

Разумнее начать с нескольких процессов, которые действительно создают проблемы сейчас.

Например:

• согласование договоров;
• внутренние заявки;
• закупки.

А дальше разобрать каждый из них.

Кто начинает процесс?

Например, менеджер создаёт заявку.

Кто участвует дальше?

Руководитель, бухгалтерия, юрист.

Какие нужны статусы?

Например:

создано → на согласовании → доработка → завершено.

Что считается результатом?

Подписанный документ, утверждённая закупка, изменение данных в CRM.

Что нужно сохранить?

Документы, комментарии, решения и историю действий.

Так становится понятен реальный объём первой версии.

Логику разных по масштабу процессов можно посмотреть в демо: связка заявок показывает короткий автоматизированный сценарий, а тендерный контур — более сложный процесс с ролями и согласованием.

Из наших проектов можно также посмотреть кейс интранета для «ХитМашинери» — там описано, какую внутреннюю систему мы разрабатывали и какие задачи она решала. Сам портал закрытый и предназначен только для сотрудников компании.

Перед стартом полезно ответить на один вопрос:

вам действительно нужно единое рабочее пространство для сотрудников или пока достаточно автоматизировать один повторяющийся процесс?

От этого зависит и архитектура, и бюджет проекта.